ORGANISASI PERPUSTAKAAN

Organisasi adalah suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang berdasarkan suatu keterikatan (perjanjian) untuk mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu . Unsur-unsur organisasi moderen meliputi :
1. Bentuk atau konfigurasi yaitu, berbentuk bagan atau skema. Bentuk organisasi misalnya jalur atau lini , staf,lini, dan staf ,fungsional,dan organisasi dewan atau panitia.
2. Struktur atau kerangka, adalah bentuk pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
3. Jabatan-jabatan, adalah formasi-formasi jabatan yang harus diisi oleh orang-orang yang tepat sesuai persyaratan yang ditentukan
4. Prinsip-prinsip dan aturan permainan. Prinsip-prinsip organisasi yang terpenting adalah:
a. Adanya tujuan yang akan dicapai
b. Pembagian dan penugasan kerja yang homogen
c. Keseimbangan antara tugas, wewenang dan tanggung jawab
d. Kesatuan komando (perintah)
e. Komunikasi
f. koordinasi
Sebuah organisasi dapat dibedakan kedalam pengertian statis dan dinamis. Organisasi dalam pengertian statis adalah sebagai wadah untuk menampung segala kegiatan dalam rangka mencapai tujuan . Sementara organisasi dalam pengertian dinamis adalah bentuk dan aktivitas seluruh komponen yang terlibat secara bersama-sama dalam gerak langkah yang berirama, kompak dan solid.

pengolahan

A. PENGERTIAN ORGANISASI PERPUSTAKAAN

1. Ada pokok pengertian tentang organisasi perpustakaan yang menyatakan bahwa organisasi perpustakaan merupakan himpunan dari perpustakaan–perpustakaan baik yang koleksinya sejenis maupun kedudukannya setingkat .misalnya:
a. Himpunan perpustakaan yang koleksinya sejenis.
b. himpunan perpustakaan yang kedudukannya setingkat
2. Ada pokok pengertian tentang perpustakaan yang memberikan pengertian bahwa organisasi perpustakaan adalah himpunan orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam ragka mengelola suatu perpustakaan.

B.SUSUNAN /STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN
1. Pola umum
Sesuai dengan adanya berbagai macam kegiatan pokok,maka pola bagan organisasi yang umum terdiri dari:
a. Pimpinan perpustakaan , yang memimpin seluruh yang dilakukan di perpustakaan
b. Unit pengadaan bahan koleksi, yang melakukan kegiatan pengadaan bahan koleksi berupa buku , penerbitan berkala , penerbitan pemerintah,laporan penelitian, peta, surat kabar , dan lain lain
c. Unit pengolahan bahan koleksi, yang melakukan kegiatan pengolahan , pemprosesan bahan koleksi agar menjadi koleksi yang siap pakai atau siap dilayankan kepada para pemakai.
d. Unit pelayanan sirkulasi, yang melakukan kegiatan peminjaman dan pengembalian dll.
e. Unit pelayanan administrasi, yang melakukan kegiatan penunjang perbantuan bagi seluruh kegiatan yang dilakukan dalam perpustakaan terutama urusan uang berkaitan

C. BERBAGAI VARIASI POLA ORGANISASI STRUKTUR PERPUSTAKAAN LAINNYA.
Pada dasarnya ,susunan struktur organisasi masing-masing perpustakaan itu berbeda-beda namun dasar pembentukannya tetap berlandaskan pada kegiatan pokok yang pada umumnya dilakukan di setiap perpustakaan.
Bagi perpustakaan otonom, maka susunan organisasinya terdiri dari:
a. Kepala/direktur perpustakaan
b. Kepala bagian pengadaan
c. Kepala bagian pengolahan bahan koleksi
d. Kepala bagian layanan sirkulasi
e. Kepala bagian layanan referensi
f. Kepala bagian layanan administrasi.

1. Struktur Organisasi Perpustakaan
Struktur organisasi perpustakaan akan menggambarkan struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja di perpustakaan.,oleh karena itu struktur organisasi perpustakan semestinya mencangkup tiga hal yaitu:
a. Struktur atau kerangka
b. Kelompok orang-orang tertentu
c. System atau sistema
Setiap perpustakaan merupakan sebuah orgaisasi , baik yang berdiri sendiri maupun merupakan bagian dari organisasi yang mengkoordinasikan kegiatan perpustakaan .Besar kecilnya sebuah organisasi di sebuah perpustakaan akan tergantung kepada beberapa hal sebagai berikut:
a) Besar atau kecilnya volume pekerjaan
b) Jumlah koleksi
c) Jumlah pegawai
d) Luas atau sempitnya ruang lingkup dan tanggung jawab
e) Masyarakat yang akan dilayani

Sebuah organisasi harus dapat membawahi dan menampung seluruh aktivitas perpustakan dalam menjalankan misi dan mewujudkan visinya.Struktur organisasi itu merupakan “bentuk” atau figur yang akan menggambarkan sebagaimana disebutkan dibawah ini.

a. Formasi Jabatan
Yaitu pos-pos jabatan yang harus diisi dengan orang-orang yang tepat dan diberikan batasan ruang lingkup pekerjaan,misalnya: kepala, deputi, pusat , bagian, subbagian, bidang, subbidang, seksidan subseksi dan lan sebagainya..Formasi jabatan tersebut harusdiisi secara proforsional dan professional agar semua tugas dan beban kerja terbagi habis dan telaksana sebaik–baiknya. Dengan demikian tidak ada duplikasi pekerjaan atau hal-hal yang tercecer tak tertangani sebagaimana mestinya.

b. Garis Komunikasi ,perintah dan laporan,serta kerjasama
Dalam organisasi yang sehat harus tergambarkan jalannya arus komunikasi yang tidak hanya satu arah tetapi paling tidak ada dua arah yaitu perintah dan laporan , disamping itu perlu tergambarkan bentuk jaringan kerja sama ntara masing-masing satuan tugas.Komunikasi yang lancar akan berpengaruh terhadap kelancaran tugas, terhindarnya salah pengertian dan hambatan yang lain.

c. Tugas, wewnang dan tanggung jawab
Salah satu prinsip organisasi adalah pembagian tugas,wewenang dan tanggung jawab. karena kalau semua tugas dapat dikerjakan hanya satu orang atau satu bidang saja tidak erlu dibentuk suatu organisasi.Oleh karena itu didalam organisasi perpustakaan harus ada pembagian tugas ,wewenang dan tanggung jawab secara tegas, batas-batasnya serta pemberian fasilitas untuk melakukan semua itu . Tugas dan tanggung jawb tersebut harus seimbang adil dan merata untuk seluruh unsur organisasi, disertai sarana yang lengkap

d. Kebutuhan pegawai
Sebuah perpustakaan yang sehat harus diisi dengan pegawai yang memadai dengan semuua kriteria yang disyaratkan dengan mengisi seluruh formasi yang tersedia dan menalankan semua tugas dan fungsinya masing-masing . Pengisian pegawai didasarkan atas kebutuhan dan formasi yang tersedia setelah struktur organisasi dan formasi jabatan disusun dan direncanakan secara matang.Selanjutnya direkrut melalui seleksi sebagaimana tata cara peraturan kepegawaian yang berlaku.

e. Komponen kepengurusan perpustakaan
Komponen yang diperlukan untuk mengisi struktur organisasi perpustakaan yang paling urgen mencangkup hal-hal berikut:
– Kepala/pimpinan perpustakaan dan pemimpin unit-uit kerja didalamnya
– Pustakawan
– Pegawai pelaksana teknis keperpustakawanan untuk membantu pustakawan.
– Pegawai tata usaha atau kesekretariatan (administrasi)

2. Pembinaan Status dan Organisasi
Status atau kedudukan dan organisasi perpustakaan merupakan suatu hal yang penting .Oleh sebab itu harus selalu dilakukan pembinaan agar perpustakaan memiliki status yang mantap, seimbang dan sesuai dengan peran, tugas dan fungsinya sebagai pusat informasi dan agen perubahan. Status perpustakaan akan berkaitan erat dengan struktur organisasinya. Artinya tinggi atau rendahnya status perpustakaan tergantung luas dan sempitnya ruang lingkup dan jenjang organisasi.Pembinaan yang dilakukan terhadap status dan organisasi perpustakaan dimaksudkan agar perpustakaan diberikan “porsi” yang pas dan sesuai wewenang,tanggung jawab dan bobot tugas dan fungsinya. Status tersebut masing-masing adalah sebagai berikut:
a). Untuk perpustakaan milik pemerintah diberikan eselonering yang tepat dan seimbang dengan unit-unit kerja yang lain.
b). Untuk perpustakaan perguruan tinggi , diberikan status sebagai unit palaksana teknis dan berada langsung dibawah rektor atau pembantu rektor bidang akademik. Untuk pendidikan lembaga tinggi lainnya seperti sekolah tinggi, institut, akademika perpustakaannya akan disesuaikan dengan kondisi setempat dan kebijakan pemimpin lembaga pendidikan yang bersangkutan.
c). Perpustakaan sekolah yang dikelola oleh seorang guru pustakawan atau pustakawan guru berada dibawah pimpinan kepala sekolah, namun perpustakaan yang sehat dapat dikembangkan dan diselenggarakan oleh beberapa tenaga staf dengan latar belakang pendidikan perpustakaan.
d). Pepustakaan-perpustakaan di lembaga atau instansi pemerintah dan swasta diberikan status yang sesuai . Misalnya berada dibawah Koordinasi Badan Diklat Pegawai,dalam Koordnasi Lembaga Penelitiandan pengembangan atau bagian atau Divisi tertentu. Pembinaan organisasi perpustakaan dilakukan agar semua kegiatan dapat tertampung, terselenggara dan berjalan sesuai mekanisme dan prosedur yang berlaku. Bagan perpustakaan dapat dilakukan :
1) Mengembangkan bagan struktur yang sudah ada menjadi lebih besar guna menampung perkembangan volume kegiatan yang makin besar apabila lembaga yang sudah ada tidak lagi memadai.
2) Tetap mempertahankan struktur yang sudah ada dan melakukan efisiensi , revitalisasi, struktur organisasi-organisasi yang ada dirasakan efisien , terlalu besar,maka pembinaan dilakukan dengan melakukan perampingan, restrukturisasi , debirokrisasi .Hal itu dilakukan untuk menghindari kerugian,pemborosan inefisiensi, dan pengguran tersulubung maupun kegagalan . Dengan organisasi yang ramping struktur tetapi kaya fungsi,dan semua kagiatan dapat bergerak lincah,tepat waktu dan tepat sasaran.Maka diharapkan dapat memberikan layanan yang makin baik.

D. PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI PERPUSTAKAAN
Prinsip organisasi adalah suatu “pangkal tolak” terjadinya atau terciptanya suatu tata hubungan.prinsip itu mempunyai dua segi,yaitu :
(1)  Prinsip merupakan pangkal tolak pikiran untuk memahami suatu tata hubungan, dan
(2) prinsip merupakan suatu jalan atau sarana untuk menciptakan sesuatu tata hubungan atau kondisi yang kita kehendaki.Prinsip organisasi merupakan pegangan dan pedoman bagi para pemimpin organisasi agar dapat bergerak sebagai satu kesatuan.
Untuk mengorganisasikan perpustakaan dengan baik perpustakaan harus menerapkan prinsip-prinsip organisasi . Pada dasarnya terdapat sejumlah prinsip organisasi yang dapat dikembangkan dan diterapkan untuk perpustakaan. Namun tidak semua prinsip tersebut berkaitan langsung dengan pembinaan dan pengembangan perpustakaan.diantara prinsip-prinsip organisasi yang cukup menonjol adalah:
1) Organisasi harus mempunyai tujuan
2) Harus ada pembagian kerja dan penugasan yang homogen
3) Prinsip setiap pelimpahan kekuasaan(tanggung jawab)dan tugas harus harus dilakukan dengan tepat dan jelas
4) Prinsip komunikasi
5) Prinsip kewajiban pimpinan untuk mengadakan pengecekan terhadap pelaksanaan perintah-perintahnya.
6) Prinsip kontinuitas
7) Prinsip koordinasi
8) Prinsip kehayatan (hidup)
9) Prinsip asas tahu diri pada setiap diri pada setiap warga organisasi.

E. ORGANISASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH
Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang ada di sekolah untuk melayani para peserta didik dalam memenuhi kebutuhan informasi. Sebagai sebuah lembaga, sekecil apapun sebuah perustakaan sekolah mesti memiliki organisasi.
Organisasi perpustakaan sekolah supaya tujuan pendidikan dapat dicapai secara lebih efisien dan lebih efektip dengan tindakan yang dilakukan secara kolektip . Disamping itu juga organisasi perpustakaan sekolah diharapkan dapat menciptakan lingkungan tempat belajar yang kondusif,s erta dapat memengaruhi perilaku yang positip bagi para peserta didik. Sekarang ini daya hidup semua organisasi sangat bergantung pada kekuatan dalam pergulatan seleksi alam. Hanya organisasi yang adaptip terhadap perubahan jaman yang akan bertahan untuk terus hidup.
Untuk mencapai perjalanan kemasa depan yang lebih baik, maka perpustakaan sekolahpun perlu membuat misi yang akan menjadi petunjuk serta arah perjalanan organisasi . Misi tersebut harus diterima , dipahami dan diyakini serta disadari setiap saat dan dijadikan sebagai referensi utama yang membentuk keseluruhan arah dan perilaku organisasi.Selain misi organisasi perpustakaan juga perlu membuat filosofi yang akan membimbing organisasi bagaimana seharusnya melakukan pelayananan.
Pustakawan harus berkerjasama dengan guru dalam hal :
a. Mengembangkan dan mengevaluasi pembelajaran peserta didik
b. Mengembangkan dan mengevaluasi pengetahuan dan keterampilan peserta didik
c. Mengembangkan rencana pembelajaran
d. Pengajaran keperpustakaan terhadap murid
e. Mempersiapkan program membaca(literacy informasi)
f. Memadukan IT dengan kurikulum
g. Membimbing orang tua murid terhadap peran perpustakaan.

Untuk tingkat pendidikan dasar , pada hakikatnya peran pustakawan erat kaitannya dengan:
a. Menganalisis sumber informasi dan kebutuhan informasi
b. Menentukan kebijakan untuk mengemban layanan perpustakaan
c. Membantu peserta didik dan guru dalam memanfaatkan sumber informasi dan IT
d. Membangun kemitraan dengan organisasi luar, terutama dengan perpustakaan umum.
e. Ikut serta dalam tahapan evaluasi belajar peserta didik
f. Mengelola serta melatih petugas perpustakaan

1. Peran Guru
Guru harus mempunyai kemampuan untuk:
– Menyediakan sumber informasi bagi dirinya guna memperluas pengetahuan dalam metodologi pembelajaran
– Mempunyai pandangan lebih progresif tentang ideologi pendidikan
– Mempunya gagasan bahwa perpustakaan dapat dijadikan kelas atau minimal menjadi mitra dalam pembelajaran dalam kelas.

2. Peran Kepala Sekolah
Peran kepala sekolah sangat menentukan maju mundurnya status pendidikan di sekolahnya.Dan dalam peraktiknya kepala sekolah merupakan manajer dan sekaligus sebagai penanggung jawab keseluruhan program sekolah yang dilaksanakan.
Pendidikan sekarang ini ditujukan untuk mengembangkan layanan informasi di sekolah-sekolah,membangun standar perpustakaan sekolah sebagai mitra pembelajaran dalam kelas.

3. Struktur Organisasi
Setiap unsur merupakan rangkaian kesatuan yang mempunyai tugas yang berbeda-beda.Tugas-tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Penggung jawab bertugas untuk merumuskan kebijakanyang dibantu oleh pelaksana harian serta berkoordinasi dengan komitee sekolah, ia berkerjasama dan membina hubungan dengan stakeholder (perpustakaan, pusat informasi, pusat arsip,dan lainnya).

b. Pelaksana harian melakukan pekerjaan manajemen seperti membuat perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan terhadap seluruh kegiatan perpustakaan sekolah.

c. Bagian teknis melakukan pekerjaan seperti:
1. Pembagian koleksi
2. Pengolahan bahan pustaka(klasifikasi,perlengkapanpustaka dll)
3. Inventarisasi
4. Perawatan

d. Bagian layanan melakukan pekerjaan seperti:
1. Layanan sirkulasi
2. Layanan referensi
3. Pelaporan atau pembuat statistik
e. Bagian administrasi melakukan pekerjaan sebagai berikut:
1. Surat menyurat
2. Keanggotaan
3. Rumah tangga
4. Keuangan

SUMBER :
Suherman, 2009 . Perpustakaan Sebagai Jantungnya Sekolah.Bandung: Saga Visi Paripurna.
Sutarno NS.2006.Managemen Perpustakaan Suatu Pendekatan Peraktik.Jakarta: Sagung Seto.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DISPUSIP) Kota Pekanbaru hadir sebagai salah satu wujud keseriusan Pemerintah Kota Pekanbaru dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. DISPUSIP Kota Pekanbaru mengemban tugas untuk memberikan pelayanan yang terbaik di bidang perpustakaan dan Kearsipan.

Informasi Lainnya :